KI-Beratung für den Mittelstand im Westerwald

In 70 Sekunden

Warum 80 % deiner Software-Abos Verschwendung sind.

Der schnellste Weg zu verstehen, was KI-Beratung mit Proinnova·KI für dich bedeutet – und was du dir sparen kannst.

Stimmen aus der Praxis

Was ein Unternehmer sagt, der es hinter sich hat.

Ein IT-Unternehmer ordnet ein, was Künstliche Intelligenz heute wirklich leisten kann – und wo der Hype an der Realität vorbeigeht.

Mit Klick auf „Video laden“ wird eine Verbindung zu YouTube (Google) hergestellt; dabei wird u. a. deine IP-Adresse übertragen. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.

Quelle: „IT Unternehmer Böminghaus über KI: Realität statt Hype“ von Emanuel Boeminghaus auf YouTube

Der Alltag

Was dich jede Woche Stunden kostet.

Veraltete Prozesse, manuelle Arbeit und fehlende Datennutzung kosten dich mehr, als du denkst.

Zeitverschwendung

Manuelle Prozesse fressen täglich Stunden, die deinem Team für strategische Arbeit fehlen.

Hohe Fehlerquote

Manuelle Arbeit erzeugt Qualitätsprobleme, die teuer und schwer nachvollziehbar sind.

Unzufriedene Kunden

Langsame Reaktionen kosten dich Vertrauen – und am Ende Aufträge.

Keine Datennutzung

Deine Daten liegen brach, statt bessere Entscheidungen zu ermöglichen.

Wettbewerbsnachteil

Während die Konkurrenz automatisiert, verlierst du an Tempo und Marge.

Fachkräftemangel

Qualifizierte Mitarbeitende sind knapp – und stecken in Routineaufgaben fest, statt dort zu wirken, wo es zählt.

Der Ausweg

Was sich davon von allein erledigen lässt.

KI ist nicht nur Technik – sie verändert, womit dein Betrieb Geld verdient. Wir integrieren KI strategisch in dein Unternehmen – nicht als isoliertes Projekt, sondern als Wachstumsmotor.

Routine automatisieren

Telefonie, E-Mail und Support laufen automatisiert – rund um die Uhr.

Entscheidungen in Echtzeit

Datengetriebene Entscheidungen auf Basis von Fakten statt Bauchgefühl.

Personalisierung im großen Maßstab

Kundenerlebnisse, die deine Konkurrenz nicht bietet – automatisiert skaliert.

Skalierbare Prozesse

Wachse ohne proportionale Kostensteigerung.

Bessere Margen

Kostenreduktion durch konsequente Automatisierung.

Schnellere Marktreaktion

Mehr Tempo bei Innovation und Anpassung an den Markt.

Unsere KI-Lösungen

Sechs Dinge, die ich dir bauen kann.

Vom Vertrieb über den Support bis zur internen Automatisierung – jede Lösung mit persönlicher Vor-Ort-Unterstützung.

KI-Telefon- & Voice-Agenten

Automatisierte Anrufannahme, Terminbuchung und Vorqualifizierung rund um die Uhr.

KI-Chatbots & Support

Intelligenter 24/7-Kundenservice, der Anfragen löst statt nur zu sammeln.

Deutsche DSGVO-konforme Lösungen

Wir planen jede Lösung von Anfang an entlang der DSGVO – Verarbeitung in Deutschland oder der EU, kein Umweg über Drittländer. Deine Daten bleiben unter deiner Kontrolle.

Software & Website-Entwicklung

Maßgeschneiderte digitale Lösungen – von Custom-Software bis zu modernen Websites.

Recruiting & Talent

KI-gestützte Kandidatensuche, Screening und Interview-Vorqualifizierung.

Prozess-Automatisierung

Verbindung deiner Software-Tools zur Eliminierung manueller Datenübertragung.

Digitalisierung

Die Technik, die vorher im Haus sein muss.

KI-Lösungen brauchen ein solides Fundament – wir beraten dich zu Geräten und Programmen, die zu deinem Unternehmen passen.

Lokale KI-Server & Mini-PCs

Eigene Rechenleistung für KI-Modelle vor Ort – ohne Cloud-Abhängigkeit und mit voller Datenkontrolle. Zum Beispiel ein Mini-PC oder Edge-Server, der ein lokales Sprachmodell für sensible Kundendaten betreibt.

Dokumentenscanner für Verwaltung & Wissensdatenbank

Stapelscanner digitalisieren Papierakten, Verträge und Rechnungen in einem Rutsch. Die KI liest die Inhalte automatisch aus und macht sie in deiner Dokumentenverwaltung und Firmenwissensdatenbank durchsuchbar.

Smartphone als Belegscanner

Das Handy in der Tasche reicht: Fotografierte Belege, Rechnungen und Lieferscheine werden per App direkt erkannt und automatisch in Buchhaltung oder Ablage einsortiert – ganz ohne extra Gerät.

Freisprech- & Mikrofontechnik

Klare Sprachqualität für KI-Telefonassistenten und smarte Konferenzräume. Zum Beispiel Konferenz-Freisprecheinrichtungen mit mehreren Mikrofonen für Besprechungsräume oder Headsets für die Telefonzentrale.

Tablets und Bildschirme für Kunden

KI-gestützte Kundenschnittstellen am Empfang, im Laden oder für digitale Formulare. Zum Beispiel ein Tablet am Empfang für die digitale Anmeldung oder ein Kiosk-Terminal für Selbstbedienung.

Netzwerk und kleine Rechner vor Ort

Zuverlässige Anbindung deiner KI-Anwendungen an die bestehende Büro-Infrastruktur. Zum Beispiel WLAN-Access-Points mit ausreichend Bandbreite oder ein Edge-Gateway, das Sensordaten vorverarbeitet.

Womit die meisten anfangen

Sechs Baustellen, nach denen fast jeder zuerst fragt.

Im Internet dreht sich alles um Chatbots. In den Betrieben, mit denen wir sprechen, geht es um etwas anderes – um die Arbeit, die jeden Tag liegen bleibt. In dieser Reihenfolge kommen die Fragen bei uns an:

01

Angebote schreiben

Die Kalkulation steckt in einer Excel-Tabelle, die über Jahre gewachsen ist und die kaum noch jemand ganz versteht. Neue Leute brauchen Jahre, bis sie ein Angebot allein rechnen können. Daraus machen wir ein Programm, das rechnet – und ein Angebot, das in Minuten fertig ist.

02

Rechnungen bearbeiten

Eingangsrechnungen aus dem Postfach holen, auf Steuernummer, Bestellnummer und Umsatzsteuer prüfen, vorsortieren, weiterreichen. Das läuft heute von Hand und kostet jede Woche Stunden. Es läuft auch automatisch – mit einem Menschen, der am Ende nur noch freigibt.

03

Papier abschaffen

Verträge, Lieferscheine, Belege, technische Zeichnungen. Solange das auf Papier liegt, kann keine Software damit arbeiten. Wir scannen ein, machen den Inhalt lesbar und legen ihn dort ab, wo er hingehört. Verträge lassen sich rechtssicher digital unterschreiben.

04

Microsoft besser nutzen

Fast jeder Mittelständler arbeitet mit Outlook, Teams und SharePoint – und merkt schnell, dass Microsofts KI-Assistent Copilot zwar Texte schreibt, aber eure Angebotskalkulation nicht kennt. Wir bauen die fehlenden Stücke dazu, statt euch ein neues System aufzudrängen.

05

Kunden im Griff haben

Wer hat wann was angefragt, was wurde versprochen, wann wird nachgefasst? Erstaunlich viele Betriebe mit Millionenumsätzen führen das in Excel – oder gar nicht. Wir richten eine Kundenverwaltung ein, die zu eurer Arbeitsweise passt.

06

Endlich Zahlen sehen

Wie viele Angebote sind offen? Wie lange dauert ein Abschluss? Wo bleibt Geld liegen? Wir führen die Daten aus euren Tabellen und Programmen zusammen und bauen eine Übersicht, in die man hineinzoomen kann – vom Gesamtbild bis auf den einzelnen Vorgang.

Das eigentliche Risiko

Was passiert, wenn der geht, der es weiß?

Die meisten Gespräche, die wir führen, beginnen nicht mit „wir wollen Umsatz steigern“. Sie beginnen mit einem Namen – dem des Mitarbeiters, der als Einziger weiß, wie es geht.

Das Wissen steht nirgends

Wie kalkuliert wird, welcher Kunde welche Sonderkonditionen hat, warum dieser eine Lieferant immer zuerst gefragt wird: Das steht in keinem Handbuch. Es steht in einem Kopf – und in ein paar Tabellen, die nur dieser eine Kopf versteht.

Nachfolge dauert Jahre

Bis jemand Neues die Arbeit wirklich übernehmen kann, vergehen in vielen Betrieben nicht Wochen, sondern Jahre. Kommt die Kündigung oder die Krankmeldung unerwartet, ist diese Zeit nicht da.

Das ist kein Komfortthema

Wenn niemand mehr ein Angebot rechnen kann, steht der Vertrieb. Für einen gesunden Betrieb mit vollen Auftragsbüchern kann der Weggang eines einzigen Menschen existenzbedrohend werden. Genau deshalb rufen die meisten bei uns an.

Der erste Schritt ist deshalb selten ein schlaues Sprachmodell. Der erste Schritt ist, dieses Wissen aus den Köpfen und aus den gewachsenen Tabellen herauszuholen und so abzulegen, dass der Betrieb es behält – auch wenn jemand geht. Erst danach wird KI überhaupt nützlich.

Der blinde Fleck

Deine Leute nutzen längst KI – nur nicht die deines Betriebs.

In den meisten Berufen arbeiten Beschäftigte mit privaten Gratis-Konten, weil das Unternehmen nichts bereitstellt. Nur in wenigen Bereichen zahlt der Chef:

IT, Technik & Wissenschaft 48 %

Management & Wirtschaft 30 %

Vertrieb 18 %

Dienstleistung 15 %

Handwerk 5 %

Anteil der Beschäftigten, die KI vom Arbeitgeber gestellt bekommen.

Deine Daten verlassen das Haus

Angebote, Kundendaten, Kalkulationen – was in ein privates Gratis-Konto eingegeben wird, liegt außerhalb deiner Kontrolle. Und meist im Training des Anbieters.

Niemand prüft die Qualität

Ergebnisse gehen ungeprüft an Kunden. Wo kein Standard vereinbart ist, entscheidet jeder für sich, was gut genug ist.

Das Wissen bleibt privat

Wer sich einen guten Weg erarbeitet hat, behält ihn. Der Betrieb lernt nichts daraus – und verliert es, sobald die Person geht.

Der Gesetzgeber schaut jetzt mit

Der EU AI Act verlangt seit 2026 Transparenz- und Kennzeichnungspflichten für KI-Systeme. Mit privaten Gratis-Konten kannst du genau das nicht nachweisen.

Die Frage ist nicht, ob in deinem Betrieb KI genutzt wird. Die Frage ist, ob du weißt, wie – und ob du dabei mitreden kannst. Genau hier setzen wir an: klare Werkzeuge, klare Regeln, Wissen im Unternehmen statt auf privaten Konten.

Wo stehst du?

Es gibt drei Arten, mit KI umzugehen.

Wir haben Trends kommen und gehen sehen. Online-Marketing, als das Wort noch niemand kannte. Social Media, als Facebook eine Studentenplattform war. Feste Wege vom Interessenten zum Kunden, als kaum jemand darüber sprach. Fast nie war dabei das Gefühl: Wer das jetzt verpasst, ist wirklich raus. Bei KI ist es zum ersten Mal seit Jahrzehnten so.

01

Ignoriert KI

Abwarten, bis sich das legt. Der Betrieb wird jedes Jahr ein Stück langsamer, ein Stück teurer, ein Stück weniger konkurrenzfähig. Irgendwann steht die Frage im Raum, warum die Aufträge nicht mehr so leicht kommen wie früher.

02

Nutzt KI als Werkzeug

Fragen in ChatGPT tippen, ausprobieren, hier und da Zeit sparen. Kein System, kein Standard – ein Werkzeug, das die meiste Zeit im Schrank liegt. Für planbare Kundengewinnung reicht das nicht.

03

Hat ein KI-System

Zielgruppe, Ansprache, der Weg zum Abschluss und die Automatik greifen ineinander – und laufen weiter, wenn im Betrieb längst Feierabend ist. Dieser Betrieb holt sich Marktanteile, deren Verlust die beiden anderen nicht einmal bemerken.

Hier setzen wir an

Der Unterschied ist nicht das Werkzeug – Zugang zu KI hat heute jeder. Der Unterschied ist, ob daraus ein System wird, das auch ohne dich weiterläuft. Genau das bauen wir auf: in deinem Betrieb, mit deinen Prozessen, Schritt für Schritt.

Erstgespräch vereinbaren

Warum unsere KI-Beratung?

Ich komme zu dir in den Betrieb.

Von Winden im Westerwald aus bin ich in rund 40 Minuten bei dir – im Raum Montabaur, Koblenz und Neuwied auch kurzfristig. Das ist der Unterschied zu einer Beratung, die nur über Bildschirm stattfindet.

Wir sind nicht nur Techniker – wir sind deine strategischen Partner für KI-Wachstum. Statt aus der Ferne kommen wir zu dir ins Unternehmen.

Persönliche Vor-Ort-Beratung

Ich sitze bei dir am Tisch und sehe mir an, wie ihr wirklich arbeitet – nicht nur über Bildschirm und Telefon.

Tiefes Verständnis

Wir lernen deine Prozesse, Kultur und Herausforderungen direkt vor Ort kennen.

Direkte Zusammenarbeit

Wir arbeiten mit deinem Team – und mit allen, die später damit umgehen müssen.

Schnellere Umsetzung

Kurze Wege und enge Abstimmung: was besprochen ist, wird gebaut, statt erst durch drei Hände zu gehen.

Verständlich erklärt

Wir sprechen Klartext statt Fachchinesisch – du verstehst jederzeit, was passiert und warum.

Langfristige Partnerschaft

Wir begleiten dich auch nach dem Start – mit Optimierung, Support und neuen Ideen.

Dein Ansprechpartner

Keine Agentur mit Wasserkopf – einer, der selbst baut.

Thomas

Gründer, Proinnova·KI

Ich setze KI-Systeme selbst um – vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb. Kein Callcenter, kein Projektleiter zwischen dir und der Umsetzung: Du sprichst direkt mit der Person, die anschließend auch programmiert.

Nahtlose Integration

Passt in deine bestehende Infrastruktur.

Unsere KI-Lösungen integrieren sich nahtlos in deine Systeme – egal, ob in der Cloud, auf eigenen Rechnern im Haus oder gemischt. Fast jeder Betrieb im deutschen Mittelstand arbeitet mit Microsoft 365 – wir docken daran an, statt euch ein neues Ökosystem aufzuzwingen.

Anbindung an Google, Microsoft Azure, Amazon und andere Cloud-Anbieter
Microsoft 365, Outlook, Teams und SharePoint – auch das, was Microsofts KI-Assistent Copilot nicht leisten kann
Integration mit deinen Tools (CRM, ERP, Telefonanlagen)
Wächst mit: vom Fünf-Mann-Betrieb bis zum Mittelständler mit 300 Leuten
Nach DSGVO-Anforderungen geplant – deine Daten bleiben bei dir

So läuft unsere Zusammenarbeit

Von der ersten Frage bis zum laufenden Betrieb.

01

Wo lohnt es sich zuerst?

Wir sehen uns gemeinsam an, wo bei dir die meiste Zeit liegen bleibt – und womit am schnellsten Geld oder Zeit zurückkommt.

02

Was ist an Daten da?

Wir schauen, was in Tabellen, Programmen und Ordnern steckt und was davon brauchbar ist. Oft ist das der ehrlichste Teil des Projekts.

03

Womit bauen wir das?

Ich wähle die Technik so, dass sie zu dem passt, was ihr schon habt – und nicht umgekehrt.

04

Ein erster Versuch zum Anfassen

Etwas Kleines, das schon arbeitet. Daran siehst du, ob es taugt, bevor größer gebaut wird.

05

Im ganzen Betrieb einführen

Was sich bewährt hat, kommt auf alle Arbeitsplätze – mit Einweisung für die, die damit arbeiten.

06

Laufende Kontrolle

Ich sehe regelmäßig nach, ob alles läuft, und bessere nach, wenn sich bei euch etwas ändert.

Woran Projekte wirklich scheitern

Nicht an der Technik. An der Organisation.

Fast jeder erwartet, dass ein KI-Projekt am Datenschutz oder an der Technik scheitert. In der Praxis scheitert es daran, dass niemand zuständig ist, dass Zugangsdaten wochenlang auf sich warten lassen und dass nach drei Monaten keiner mehr weiß, was eigentlich geliefert wurde. Dagegen halten wir vier feste Zusagen:

Ein Ansprechpartner – auf beiden Seiten

Bei uns hast du keine wechselnden Berater. Und bei euch benennen wir gemeinsam eine Person, die entscheiden darf. Ohne die geht es nicht.

Schriftlich, bevor gebaut wird

Was geliefert wird, was es kostet, wann es fertig ist und was ausdrücklich nicht dazugehört – das steht vorher fest, nicht hinterher.

Jeden Monat ein Bericht

Eine Seite, verständlich: Was ist fertig, was kommt als Nächstes, wo hängt es. Auch wenn das Tagesgeschäft euch gerade auffrisst.

Der erste Nutzen kommt früh

Größere Vorhaben dauern Monate. Damit sich das nicht wie eine Baustelle ohne Ende anfühlt, steht am Anfang etwas Kleines, das sofort Arbeit abnimmt.

Typische Vorhaben

Wofür uns Betriebe holen.

Die folgenden Fälle beschreiben, wie solche Vorhaben aufgebaut sind und worauf sie hinauslaufen – es sind Beispielszenarien, keine benannten Kundenreferenzen. Was bei dir dabei herauskommt, hängt von deinen Abläufen ab und steht vor Projektbeginn schriftlich im Angebot.

Vertrieb – KI-Telefon-Agenten

Herausforderung: Manuelle Kaltakquise war teuer, zeitaufwendig und demotivierend.

Lösung: KI-Voice-Agenten für Erstkontakt und Vorqualifizierung, vor Ort aufs Team abgestimmt.

Mehr qualifizierte Erstkontakte, ohne zusätzliches Personal
Spürbar weniger Zeit für Anrufe, die zu nichts führen
Das Team arbeitet an Gesprächen statt an Wählschleifen

Onlinehandel – KI-Chatbot

Herausforderung: Hohes Support-Aufkommen und viele Abbrüche bei Erstbesuchern.

Lösung: Chatbot, der Anfragen wirklich beantwortet, und passende Produktempfehlungen.

Ein großer Teil der Standardfragen wird ohne Mitarbeiter geklärt
Weniger Abbrüche, weil Antworten sofort kommen
Erreichbar rund um die Uhr, auch am Wochenende

Beratung – Anfragen bewerten

Herausforderung: Das Vertriebsteam verbrachte Zeit mit Anfragen, aus denen nie etwas wurde.

Lösung: Automatische Bewertung eingehender Anfragen, direkt in der Kundenverwaltung.

Die aussichtsreichen Anfragen kommen zuerst auf den Tisch
Kürzere Wege vom Erstkontakt bis zum Abschluss
Endlich eine belastbare Vorschau, was im Quartal kommt

Steuerkanzlei – Belege automatisch erfassen

Herausforderung: Wiederkehrende Datenerfassung und Belegprüfung banden Fachkräfte.

Lösung: Belege werden eingescannt, ausgelesen und vorsortiert – ein Mensch prüft nur noch.

Der größte Teil der Tipparbeit fällt weg
Weniger Übertragungsfehler, weil nicht mehr abgeschrieben wird
Fachkräfte beraten, statt zu erfassen

Personalsuche – Bewerbungen vorsortieren

Herausforderung: Hunderte Bewerbungen von Hand zu sichten kostete Wochen.

Lösung: Automatisches Vorsortieren nach den Kriterien, die vorher gemeinsam festgelegt werden.

Deutlich schneller vom Eingang zur Einladung
Alle Bewerbungen werden nach denselben Kriterien angesehen
Bewerber bekommen zeitnah eine Rückmeldung

Anwendungsbeispiele

Wo KI im Verkauf und im Büro sofort hilft.

Verkauf und Angebote

Erkennen, welche Anfrage sich wirklich lohnt
Angebote, die sich aus den Kundendaten selbst füllen
Automatisch nachfassen, wenn niemand antwortet
Preise sauber kalkulieren statt schätzen
Vorschau, was im Quartal realistisch hereinkommt

Werbung und Texte

Ideen und Textentwürfe, die nach deinem Betrieb klingen
E-Mails, die zum jeweiligen Kunden passen
Beiträge vorbereiten und zum richtigen Zeitpunkt veröffentlichen
Zwei Fassungen gegeneinander testen, statt zu raten
Erkennen, welche Kundengruppe worauf anspringt

Kundenbetreuung

Häufige Fragen werden rund um die Uhr beantwortet
Anfragen sortieren sich selbst in die richtige Schublade
Jede Anfrage landet bei dem, der sie beantworten kann
Erkennen, wenn ein Kunde verärgert ist – bevor er abspringt
Nach dem Auftrag automatisch nachfragen, ob alles passt

Kostenloser Report

KI & DSGVO – der Report für Entscheider.

Wie du KI in deinem Unternehmen rechtssicher einsetzt, Bußgelder vermeidest und aus unkontrollierter Schatten-KI ein steuerbares System machst. 11 Seiten, ohne Fachchinesisch.

DSGVO & EU AI Act verständlich erklärt
Fahrplan in 5 Schritten inkl. Checkliste
Sofortiger Download, keine Wartezeit

Der Unterschied

Klassische Beratung – oder ein System, das läuft.

Klassische Beratung

Üblich ist eine längere Analysephase, bevor etwas Nutzbares entsteht
Abgerechnet wird meist nach Tagessätzen
Konzept und Umsetzung liegen häufig bei verschiedenen Häusern
Wer berät, programmiert in der Regel nicht selbst

Proinnova·KI

Erste einsatzbereite Lösung oft innerhalb weniger Tage
Klar kalkulierbar, an das Ergebnis gekoppelt
Datenschutz und EU-AI-Act von der ersten Skizze an mitgedacht
Ein Ansprechpartner, der auch selbst umsetzt

Erstgespräch

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Nach DSGVO-Anforderungen geplant – deine Daten bleiben bei dir

☎ 02604 333 11 20 (Festnetz, Winden) ☎ 0176 615 182 48 (mobil) WhatsApp +49 176 615 182 48 ✉ info@kiberatung24.de

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