PROINNOVAExterner KI-Beauftragter
Externer KI-Beauftragter: Wir kümmern uns um die KI-Regeln in deinem Betrieb
In fast jedem Betrieb wird längst mit KI gearbeitet – oft mit privaten Konten und ohne Regeln. Wir übernehmen die Rolle des KI-Beauftragten: Wir erfassen, welche KI genutzt wird, schreiben die Regeln, schulen dein Team und halten alles aktuell. Und jeden Monat setzen wir etwas um, das Arbeit abnimmt.
KI-Schnellcheck starten – 3 Minuten Erst kurz anrufen
KI wird genutzt – zuständig ist niemand
- Mitarbeitende nutzen ChatGPT & Co. – oft privat, ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Niemand weiß genau, welche Werkzeuge mit welchen Daten laufen.
- Wenn ein Kunde, der Betriebsrat oder eine Behörde nachfragt, gibt es nichts, was man vorzeigen kann.
Musst du einen KI-Beauftragten haben? Nein.
Anders als beim Datenschutzbeauftragten schreibt kein Gesetz einen KI-Beauftragten vor. Die EU-KI-Verordnung verlangt aber Dinge, die im Betrieb jemand erledigen muss:
- Seit 02.02.2025: Maßnahmen, die die KI-Kompetenz deiner Leute fördern (Artikel 4) – auch wenn ihr nur ChatGPT oder Copilot nutzt.
- Seit 02.08.2026: Transparenzpflichten (Artikel 50) – etwa, dass Menschen erkennen können, wenn sie mit einer KI sprechen. Wer welche Pflicht trägt, klären wir je Werkzeug.
- Ab 02.12.2027: strenge Pflichten für Hochrisiko-KI, zum Beispiel beim Vorsortieren von Bewerbungen.
Ob das jemand bei dir im Haus übernimmt oder wir: Hauptsache, es ist geregelt und belegbar.
Was wir als dein KI-Beauftragter übernehmen
- KI-Verzeichnis. Wir erfassen alle KI-Werkzeuge im Betrieb, auch die privat genutzten – mit einer kurzen, anonymen Umfrage im Team.
- Einstufung. Für jedes Werkzeug halten wir fest, in welche Risikoklasse es fällt und was daraus folgt – mit Begründung.
- Nutzungsregel. Eine KI-Richtlinie, kurz und verständlich: welche Werkzeuge erlaubt sind, mit welchen Daten, wer neue freigibt.
- Schulung mit Nachweis. Einweisung für alle, vertiefend je Rolle, mit dokumentiertem Teilnahmenachweis.
- Freigabe neuer Werkzeuge. Bevor ein neues Werkzeug kommt, sehen wir uns Vertrag und Serverstandort an und klären, ob eure Eingaben zum Training genutzt werden.
- Transparenz. Hinweistexte für Chatbots und Kennzeichnung von KI-Inhalten, wo es nötig ist.
- Bericht an die Geschäftsführung. Regelmäßig eine Seite: was genutzt wird, wo Risiken liegen, was sich rechtlich geändert hat, was zu tun ist.
- Ansprechpartner. Für dein Team, bei Vorfällen und wenn die Bundesnetzagentur fragt.
- Umsetzung jeden Monat. Feste Stunden, in denen wir freigegebene KI-Anwendungen für euch einrichten: Vorlagen, Abläufe, Anbindungen.
Was wir nicht übernehmen
- Rechtsberatung im Einzelfall – dafür ist eine Kanzlei zuständig.
- Die Verantwortung der Geschäftsführung – entschieden wird bei dir.
- Die Rolle des Datenschutzbeauftragten – mit ihm stimmen wir uns ab.
Pakete und Preise
Kompakt
| Für | bis 20 Mitarbeitende, Standard-Werkzeuge |
|---|---|
| Einrichtung (einmalig) | 742,50 € |
| Monatlich | 217,50 € |
| Umsetzung im Monat | 1 Stunde |
| Zusätzlich enthalten | Online-Einweisung, Halbjahres-Check |
Professional
| Für | 21–50 Mitarbeitende oder Chatbot/ |
|---|---|
| Einrichtung (einmalig) | 1.117,50 € |
| Monatlich | 367,50 € |
| Umsetzung im Monat | 2 Stunden |
| Zusätzlich enthalten | 1 Live-Schulung pro Jahr, Quartalsbericht |
Business
| Für | 51–249 Mitarbeitende oder KI im Personalbereich |
|---|---|
| Einrichtung (einmalig) | 1.867,50 € |
| Monatlich | 667,50 € |
| Umsetzung im Monat | 4 Stunden |
| Zusätzlich enthalten | Präsenz-Halbtag pro Jahr, Quartalstermin mit der Geschäftsführung, Vorbereitung Hochrisiko-Pflichten |
Alle Preise zzgl. USt. – das Angebot richtet sich an Unternehmen. 12 Monate Laufzeit, danach monatlich kündbar. Zusätzliche Stunden 105,00 €. Ab 250 Mitarbeitenden: individuelles Angebot.
In sechs Wochen geregelt – danach läuft es mit
- Kennenlernen: kostenloses Telefonat, Paket wählen.
- Bestandsaufnahme: anonyme Umfrage im Team, Gespräch mit Geschäftsführung und IT.
- Bewertung: Einstufung je Werkzeug, Lückenliste, Maßnahmenplan.
- Regeln: KI-Richtlinie und Freigabeprozess – du gibst frei.
- Schulung: Einweisung für alle, Nachweis inklusive.
- Bekanntgabe: Ansprechpartner und Kontaktadresse fürs Team.
- Laufender Betrieb: Verzeichnis aktuell halten, Werkzeuge freigeben, umsetzen, berichten.
Warum wir
- Wir bauen selbst. Andere liefern Richtlinien. Wir richten auch die Werkzeuge ein, die ihr damit nutzen dürft.
- Vor Ort. Von Winden aus im Raum Montabaur, Koblenz und Neuwied auch kurzfristig im Betrieb.
- Daten in Deutschland. Verzeichnis und Unterlagen liegen auf unserem Server in Deutschland, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
KI-Beauftragter oder KI-Manager?
| KI-Beauftragter | KI-Manager | |
|---|---|---|
| Frage | KI-Beauftragter: Ist unser KI-Einsatz geregelt und belegbar? | KI-Manager: Wo bringt KI am meisten – und wirkt es? |
| Ergebnis | KI-Beauftragter: KI-Verzeichnis, Richtlinie, Schulungsnachweis | KI-Manager: Roadmap, Prioritäten, gesteuerte Projekte, Kennzahlen |
| Zeit | KI-Beauftragter: wenige Stunden im Monat | KI-Manager: 1–4 Tage im Monat |
| Preis | KI-Beauftragter: ab 217,50 €/Monat | KI-Manager: ab 745,00 €/Monat |
Ab der Stufe Standard ist die Rolle des KI-Beauftragten im KI-Manager enthalten.
Alle Preise zzgl. USt. – das Angebot richtet sich an Unternehmen.
Mehr zu „Externer KI-Manager“ →
Häufige Fragen
Ist ein KI-Beauftragter Pflicht?
Nein. Kein Gesetz schreibt ihn vor. Die Pflichten aus der EU-KI-Verordnung – etwa Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 – muss aber jemand im Betrieb erledigen. Diese Aufgabe übernehmen wir.
Was ist der Unterschied zum Datenschutzbeauftragten?
Der Datenschutzbeauftragte ist ab einer bestimmten Größe gesetzlich vorgeschrieben und kümmert sich um personenbezogene Daten. Der KI-Beauftragte ist freiwillig und kümmert sich um KI-Werkzeuge, ihre Einstufung, Regeln und Schulung. Wo sich beides überschneidet, stimmen wir uns ab.
Wir nutzen nur ChatGPT – betrifft uns das?
Ja. Wer KI beruflich in eigener Verantwortung nutzt, ist Betreiber im Sinne der Verordnung, und Artikel 4 gilt. Der Aufwand ist dann klein – dafür ist das Paket Kompakt gedacht.
Gibt es ein Bußgeld, wenn wir nicht schulen?
Für Artikel 4 sieht die Verordnung keinen eigenen Bußgeldrahmen vor. Wichtig wird es, wenn mit KI etwas schiefgeht: Dann zählt, was du nachweisen kannst.
Wer kontrolliert das in Deutschland?
Die Bundesnetzagentur. Sie ist seit dem 29.07.2026 nach dem KI-Marktüberwachungsgesetz (KI-MIG) zuständig.
Wie lange läuft der Vertrag?
12 Monate, danach monatlich kündbar.
Was passiert mit unseren Daten?
Wir schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Verzeichnis und Unterlagen liegen auf unserem Server in Deutschland.
Diese Antworten sind eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.
Erst mal anrufen
Erzähl uns kurz, wo es klemmt
Ein erstes Telefonat, in dem wir abklopfen, ob und wobei wir dir helfen können, kostet nichts. Oder such dir gleich selbst eine Uhrzeit aus.
Weitere Leistungen
Angebote schreiben Rechnungen prüfen Papier abschaffen Microsoft 365 Kundenverwaltung Auswertungen Programme ohne Schnittstelle Persönlicher KI-Assistent KI-Marketing Sichtbar in KI-Suchen KI-Telefonassistent Unternehmens-KI Externer KI-Manager