Unsere Leistungen: KI, die im Betrieb Arbeit abnimmt

Proinnova·KI aus Winden im Westerwald baut KI-Assistenten, die in euren Programmen mitarbeiten: Angebote vorbereiten, Rechnungen prüfen, Papier digital ablegen, Microsoft 365 ergänzen, Kunden verwalten, Zahlen auswerten und Marketing vorbereiten – auch dort, wo ein Programm keine Schnittstelle hat. Für Inhaber gibt es einen persönlichen KI-Assistenten, für Betriebe, bei denen das Telefon das Nadelöhr ist, einen KI-Telefonassistenten, und wir helfen, dass ChatGPT & Co. deinen Betrieb kennen und richtig beschreiben können. Dazu richten wir eine eigene Unternehmens-KI ein, mit der alle im Betrieb arbeiten statt mit privaten ChatGPT-Konten. Auf Wunsch übernehmen wir als externer KI-Beauftragter die KI-Regeln oder steuern als externer KI-Manager eure KI-Vorhaben. Was angelegt oder verschickt wird, gibt ein Mensch frei. Wir kommen im Raum Montabaur, Koblenz, Neuwied und im Rhein-Lahn-Kreis in den Betrieb (KI-Beratung vor Ort).

Assistenten, die im Alltag Arbeit abnehmen

Jede dieser Lösungen beginnt klein – mit etwas, das sofort Arbeit abnimmt, oder mit einer kurzen Prüfung, was bei dir geht. Die KI bereitet vor, ein Mensch gibt frei.

Angebote schneller schreiben mit KI

Ein KI-Assistent liest die Anfrage aus dem Postfach, ordnet jede Position eurem Katalog zu und rechnet sie mit eurer eigenen Kalkulation durch. Heraus kommt ein fertiger Angebotsentwurf, den ein Mitarbeiter prüft und abschickt. Die meiste Arbeit steckt nicht in der KI, sondern darin, dass dasselbe Teil in jeder Anfrage anders heißt als in eurem Katalog – das lösen wir zuerst.

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Eingangsrechnungen automatisch prüfen und vorsortieren

Ein Assistent holt Eingangsrechnungen aus dem Postfach, liest Absender, Beträge, Steuernummer und Bestellnummer aus und prüft sie gegen eure Bestellungen. Passt alles, liegt die Rechnung vorsortiert zur Freigabe bereit. Passt etwas nicht, steht dabei, was fehlt. Ein Mensch gibt am Ende frei.

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Papier abschaffen: Belege, Verträge und Lieferscheine digital

Wir scannen Papier ein, machen den Inhalt mit Texterkennung durchsuchbar und lassen einen Assistenten jedes Dokument dort ablegen, wo es hingehört – beim Kunden, beim Vorgang, im richtigen Ordner. Verträge lassen sich danach digital unterschreiben.

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Microsoft 365 und Copilot sinnvoll ergänzen

Fast jeder Mittelständler arbeitet mit Outlook, Teams und SharePoint. Microsofts KI-Assistent Copilot schreibt dort Texte und fasst Mails zusammen, kennt aber weder eure Kalkulation noch eure Warenwirtschaft. Wir bauen genau diese Verbindung: Assistenten, die in Outlook und Teams arbeiten und in euren eigenen Programmen nachsehen.

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Kundenverwaltung (CRM), die zu eurer Arbeitsweise passt

Wir richten eine Kundenverwaltung (CRM) ein, die zu eurer Arbeitsweise passt, statt euch an ein fertiges Programm anzupassen. Ein Assistent ordnet eingehende Mails und Anfragen dem richtigen Kunden zu und erinnert ans Nachfassen, damit keine Anfrage mehr untergeht.

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Endlich Zahlen sehen: Auswertungen aus Excel und Warenwirtschaft

Wir führen die Daten aus euren Tabellen und Programmen an einer Stelle zusammen und bauen eine Übersicht, in die man hineinzoomen kann – vom Gesamtbild bis zum einzelnen Vorgang. Auf Wunsch beantwortet ein Assistent Fragen dazu in normaler Sprache, und zwar mit den echten Zahlen aus euren Programmen.

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Programme ohne Schnittstelle trotzdem an KI-Assistenten anbinden

Auch Programme ohne Schnittstelle, also ohne offiziellen Datenweg für andere Programme, lassen sich oft an einen KI-Assistenten anbinden – ob Warenwirtschaft, Buchhaltung, Praxis- oder Branchensoftware. Meist gibt es einen anderen Weg: einen Export, die Datenbank dahinter oder, als letzte Wahl, die Bedienung am Bildschirm wie durch einen Menschen. Welcher Weg bei euch sauber geht, klären wir zuerst im Schnittstellen-Check: Jeder Ablauf bekommt eine Ampel, das Ergebnis bekommst du als schriftliche Liste. Am Anfang trägt der Assistent nichts ein, ohne dass ein Mensch es freigegeben hat.

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Ein persönlicher KI-Assistent für Inhaber: Er bereitet vor, du entscheidest

Ein persönlicher KI-Assistent nimmt Inhabern kleiner Betriebe ab, was in großen Firmen eine Assistenz erledigt: Er fasst morgens die wichtigen Mails, Termine, offenen Angebote und Zahlen zusammen, sucht im Postfach und bereitet Antworten, Wiedervorlagen und Notizen als Entwurf vor. Du sprichst ihn per Knopfdruck an. Angelegt wird erst nach deinem Ja; verschickt, gebucht und zugesagt wird von dir. Proinnova·KI arbeitet seit Oktober 2026 selbst mit so einem Assistenten und baut ihn für Betriebe im Westerwald und rund um Koblenz.

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KI-Marketing: Assistenten bereiten Beiträge und Newsletter vor – du gibst frei

KI-Marketing heißt bei Proinnova·KI: Assistenten bereiten dein Marketing nach einem festen Plan vor, auch am Wochenende und nachts. Aus einem Thema, einem Video oder ein paar Stichpunkten entstehen Entwürfe für LinkedIn, Instagram, den Newsletter und Anzeigen, mit Bildern in deinen Farben. Alles liegt in einer Übersicht zur Freigabe bereit; veröffentlicht wird nur, was du freigibst. Man nennt das auch Agentic Marketing – die nächste Stufe der Marketing-Automation. Wir bauen es für Betriebe im Westerwald und rund um Koblenz.

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Sichtbar in KI-Suchen: damit ChatGPT & Co. deinen Betrieb kennen und richtig beschreiben

Sichtbar in KI-Suchen heißt: Wenn jemand ChatGPT, Gemini, Perplexity oder Copilot nach deiner Leistung in deiner Gegend fragt, kennt die KI deinen Betrieb und beschreibt ihn richtig – Fachleute nennen das GEO. Proinnova·KI prüft zuerst, was diese Assistenten heute über dich sagen, und baut deine Website dann so auf, dass eine KI sie versteht: eine Seite je Kundenfrage mit der Antwort gleich oben, häufige Fragen und überall dieselben Firmendaten. Die Grundlagen sind dieselben wie bei Google, die Arbeit hilft also bei beiden. Versprechen, dass eine KI dich nennt, kann niemand – wir sorgen dafür, dass sie es richtig tun kann, und messen, ob es wirkt.

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KI-Telefonassistent: nimmt Anrufe an, wenn bei euch niemand rangehen kann

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe für deinen Betrieb an, wenn gerade niemand rangehen kann. Er beantwortet die häufigen Fragen aus einer Wissensdatei, die wir mit euch schreiben, und nimmt Rückrufwünsche auf, die danach bei euch als Mail oder in der Kundenverwaltung landen. Lässt sich euer Kalender anbinden, nennt er freie Zeiten und trägt Termine ein. Er sagt gleich zu Beginn, dass er eine KI ist, und wo er sich nicht sicher ist, notiert er einen Rückruf, statt zu raten – zurückgerufen wird von einem Menschen. Sinnvoll ist das dort, wo wirklich das Telefon das Nadelöhr ist, etwa im Handwerk, in Praxen, in der Hausverwaltung oder im Hotel. Unseren eigenen kannst du unter 02604 248 88 16 ausprobieren.

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KI im ganzen Betrieb: einführen, regeln, steuern

Wenn nicht nur ein Ablauf, sondern der ganze Betrieb mit KI arbeiten soll: ein gemeinsamer Zugang für alle, klare Regeln und jemand, der die Vorhaben steuert.

Eine eigene Unternehmens-KI statt privater ChatGPT-Konten

Eine Unternehmens-KI – auch Firmen-KI oder Corporate LLM genannt – ist ein gemeinsamer KI-Arbeitsplatz für alle im Betrieb: ein Zugang statt vieler privater ChatGPT-Konten, mit euren Unterlagen als Wissensgrundlage, fertigen Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben und Rechten je Rolle. Je nachdem, wie heikel die Daten sind, läuft sie auf Servern in der EU, bei einem europäischen Anbieter oder auf einem eigenen Rechner im Betrieb. Proinnova·KI richtet sie ein, bindet euer Wissen an, schreibt die KI-Richtlinie und schult die Leute.

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Externer KI-Beauftragter: Wir kümmern uns um die KI-Regeln in deinem Betrieb

In fast jedem Betrieb wird längst mit KI gearbeitet – oft mit privaten Konten und ohne Regeln. Wir übernehmen die Rolle des KI-Beauftragten: Wir erfassen, welche KI genutzt wird, schreiben die Regeln, schulen dein Team und halten alles aktuell. Und jeden Monat setzen wir etwas um, das Arbeit abnimmt.

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Externer KI-Manager: Jemand, der eure KI-Vorhaben steuert – ohne neue Stelle

Ideen gibt es genug, Lizenzen oft auch. Was fehlt, ist jemand, der entscheidet, was zuerst kommt, die Umsetzung steuert und nachhält, ob es wirkt. Genau das übernehmen wir – ein bis vier Tage im Monat, vor Ort und am Bildschirm.

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