Eigenes Projekt · im Einsatz seit Oktober 2026

Unser KI-Telefonassistent Tommy: wie er Anrufe annimmt und Termine einträgt

Tommy ist unser eigener KI-Telefonassistent. Seit dem 23. Oktober 2026 nimmt er unter 02604 248 88 16 Anrufe an. Er sagt gleich im ersten Satz, dass er eine KI ist, beantwortet Fragen zu unserem Angebot, nimmt Rückrufwünsche auf und trägt kostenlose Kennenlerngespräche direkt in unseren Kalender ein. Nach jedem Anruf bekommen wir eine Mail mit einer kurzen Zusammenfassung, und den Rückruf übernimmt ein Mensch. Du kannst ihn selbst anrufen und ausprobieren.

Jetzt anrufen: 02604 248 88 16

Auf einen Blick

Betrieb	Proinnova·KI aus Winden (am Telefon „KI-Beratung 24“), unser eigener Betrieb
Aufgabe	Anrufe annehmen, Fragen beantworten, Rückrufwünsche und Termine aufnehmen
Im Einsatz seit	23. Oktober 2026, Termine seit 25. Oktober 2026
Was ein Mensch macht	zurückrufen, Videoberatungen bestätigen, über Ausnahmen entscheiden
Grenzen	ein Gespräch zur Zeit, höchstens fünf Minuten, nur Deutsch
Technik	Telefonanbieter sipgate, eigener Server in Deutschland, Sprachmodell von OpenAI (USA)

Warum wir ihn gebaut haben

Wer Fragen zu unserem Angebot hat, soll auch dann eine Antwort bekommen, wenn gerade niemand rangehen kann, etwa abends oder am Wochenende. Dafür hat Tommy eine eigene Nummer. Er beantwortet die häufigsten Fragen, nimmt einen Rückrufwunsch auf oder vereinbart gleich ein Kennenlerngespräch.

Und jeder soll ausprobieren können, wie sich ein KI-Telefonassistent anfühlt, bevor er einen für den eigenen Betrieb in Auftrag gibt. Deshalb steht seine Nummer offen auf unserer Website.

So läuft ein Anruf

Er sagt sofort, dass er eine KI ist. „Hallo, hier ist Tommy von KI-Beratung 24 – und ja, du sprichst mit einem KI-Telefonassistenten. Was kann ich für dich tun?“ Die Begrüßung ist eine feste Aufnahme, so hört der Anrufer sie ohne Pause.
Er beantwortet Fragen aus festem Wissen. Was wir machen, wie der Einstieg läuft, was Kennenlernen und Videoberatung kosten. Weiß er etwas nicht, erfindet er nichts und bietet einen Rückruf an.
Er nimmt Rückrufwünsche auf. Worum es geht und unter welcher Nummer du erreichbar bist; deinen Namen musst du nicht nennen. Eine Nummer, die du ihm nennst, liest er zurück. Am Ende fasst er alles zusammen und notiert es erst nach deinem Ja.
Er trägt Kennenlerngespräche in den Kalender ein. Er nennt freie Zeiten aus unserem Kalender – montags bis freitags von 10 bis 20 Uhr, samstags von 10 bis 15 Uhr – und trägt das kostenlose Gespräch von 15 Minuten ein. Zur vereinbarten Zeit rufen wir an.
Eine Videoberatung reserviert er nur. Für 30 Minuten Videoberatung zu 49,00 € inkl. MwSt. reserviert er eine Zeit und schickt per Mail einen Link zum Bestätigen und Bezahlen. Die E-Mail-Adresse liest er dafür Buchstabe für Buchstabe zurück. Fest ist der Termin erst, wenn bezahlt ist und Thomas Schulten ihn bestätigt hat.
Absagen kann er nur, was im selben Anruf vereinbart wurde. Überlegt es sich ein Anrufer noch im Gespräch anders, sagt Tommy den eben vereinbarten Termin wieder ab. Andere Termine kann er nicht absagen, dafür nimmt er einen Rückrufwunsch auf. Eine schon bezahlte Videoberatung sagt nur Thomas Schulten ab.
Er verabschiedet sich und legt selbst auf. Ein Gespräch dauert höchstens fünf Minuten.

Was danach bei uns ankommt

Zu jedem Anruf eine Mail: Zeitpunkt, Dauer, die Rufnummer, falls sie übermittelt wurde, eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs, dazu Rückrufwunsch und Termine.
Ein vereinbartes Kennenlerngespräch steht sofort in unserem Kalender.
Bei einem Rückrufwunsch oder Termin kommt aufs Handy nur ein kurzes Signal mit Datum und Uhrzeit, ohne Namen und Nummern.
Einmal pro Woche eine Liste der Fragen, die Tommy nicht beantworten konnte. Was Thomas Schulten freigibt, kommt in Tommys Wissensdatei; danach beantwortet Tommy diese Fragen selbst.
Zurückgerufen wird immer von einem Menschen.

Seine Grenzen

Tommy führt ein Gespräch zur Zeit, jeweils höchstens fünf Minuten lang. Pro Tag hat er ein festes Kontingent an Gesprächsminuten; ist die Leitung belegt oder das Kontingent aufgebraucht, hörst du das Besetztzeichen. Er spricht nur Deutsch und verbindet nicht an einen Menschen weiter. Wer lieber gleich mit Thomas Schulten sprechen möchte, ruft 02604 333 11 20 an.

Was wir beim Bauen gelernt haben

Der erste Satz muss sitzen. Ließen wir das Sprachmodell selbst begrüßen, kam die Begrüßung nicht zuverlässig, einmal erst nach langer Stille. Jetzt läuft eine feste Aufnahme, und der Anrufer hört nach weniger als einer halben Sekunde den ersten Ton.
Der Assistent muss selbst auflegen können. Nach dem Abschied blieb die Leitung anfangs offen, bis der Anrufer auflegte. Jetzt erkennt er die Verabschiedung und beendet das Gespräch.
Nicht jeder will seinen Namen sagen. Das Modell hakte nach, wenn jemand ihn nicht nennen wollte. Seitdem ist der Name freiwillig; für einen Rückruf reichen Anliegen und Nummer.
Eine zweite Kontrolle lohnt sich. Einmal ging ein Rückrufwunsch trotz Ja verloren. Seitdem prüft nach dem Gespräch ein zweites KI-Modell die Mitschrift und trägt einen übersehenen Wunsch nach.
E-Mail-Adressen sind am Telefon heikel. Eine falsch verstandene Adresse würde Daten an Fremde schicken. Für das Kennenlerngespräch fragt Tommy deshalb gar keine ab, bei der Videoberatung liest er sie Buchstabe für Buchstabe zurück.

Technik und Datenschutz

Der Anruf läuft über den Telefonanbieter sipgate auf unseren eigenen Server in Deutschland. Von dort geht der Ton in Echtzeit an ein Sprachmodell von OpenAI in den USA, das versteht und antwortet. Die übermittelte Rufnummer geht nicht an OpenAI, und der Ton wird nicht aufgezeichnet. Die Zusammenfassung für unsere Mail schreibt ebenfalls ein Modell von OpenAI, aus der Mitschrift; Rufnummern und E-Mail-Adressen machen wir darin vorher unkenntlich. Die Mitschrift des Gesprächs löschen wir nach sieben Tagen; wie lange Rückrufwünsche und die Mail zum Anruf aufbewahrt werden, steht in der Datenschutzerklärung.

Für deinen Betrieb klären wir vorher, welcher Anbieter und welcher Weg für eure Anrufe passen.

Alle Angaben in der Datenschutzerklärung →

Das bauen wir auch für dich

KI-Telefonassistent: nimmt Anrufe an, wenn bei euch niemand rangehen kann

Lohnt sich das bei dir?

Such dir eine freie Uhrzeit aus, wir rufen dich 15 Minuten lang an – kostenlos und unverbindlich. Oder buch gleich 30 Minuten Videoberatung für 49,00 € inkl. MwSt., bei Auftrag innerhalb von drei Monaten angerechnet.

Kostenlos kennenlernen 02604 333 11 20

Was kostet das? · Vor Ort in Koblenz, im Westerwald und Rhein-Lahn

Häufige Fragen

Was passiert mit Fragen, die Tommy nicht beantworten kann?

Er erfindet keine Antwort, sondern bietet einen Rückruf an. Die Frage landet außerdem in einer Wochenliste für Thomas Schulten. Was er freigibt, kommt in Tommys Wissensdatei, und danach beantwortet Tommy diese Frage selbst.

Kann ich Tommy einfach anrufen?

Ja, unter 02604 248 88 16. Es ist eine normale Festnetznummer, es gelten die Gebühren deines Tarifs. Ist die Leitung besetzt, versuch es etwas später noch einmal.

Welche Termine trägt Tommy selbst ein?

Nur das kostenlose Kennenlerngespräch von 15 Minuten, und nur zu Zeiten, die in unserem Kalender frei sind. Eine Videoberatung reserviert er nur; fest wird sie erst nach Zahlung und Bestätigung durch Thomas Schulten. Welche Termine ein Assistent für deinen Betrieb selbst vergeben darf, legst du fest.