PROINNOVAEingangsrechnungen automatisch prüfen und vorsortieren
Ein Assistent holt Eingangsrechnungen aus dem Postfach, liest Absender, Beträge, Steuernummer und Bestellnummer aus und prüft sie gegen eure Bestellungen. Passt alles, liegt die Rechnung vorsortiert zur Freigabe bereit. Passt etwas nicht, steht dabei, was fehlt. Ein Mensch gibt am Ende frei.
Worum es geht
Rechnungen kommen als PDF-Anhang, als E-Rechnung oder noch auf Papier. Jemand öffnet jede einzeln, prüft, ob Steuernummer und Umsatzsteuer stimmen, sucht die passende Bestellung und reicht sie an Buchhaltung oder Steuerbüro weiter.
Das ist keine schwierige Arbeit, aber sie kommt jede Woche wieder und bleibt liegen, sobald es im Tagesgeschäft eng wird.
So gehen wir vor
- Eingang bündeln. Wir legen fest, wo Rechnungen ankommen – ein Postfach, ein Ordner, ein Scanner – und leiten alles an eine Stelle.
- Auslesen. Der Assistent liest die Pflichtangaben aus. E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format liest er direkt, ohne Texterkennung.
- Abgleichen. Beträge und Bestellnummern werden mit euren Bestellungen oder der Warenwirtschaft verglichen.
- Freigeben und weiterreichen. Geprüfte Rechnungen landen in eurer Buchhaltung oder beim Steuerbüro. Unstimmigkeiten gehen mit Hinweis an den zuständigen Menschen.
Was du am Ende hast
Rechnungen bleiben nicht mehr liegen, und die Prüfung läuft jedes Mal nach denselben Regeln. Deine Leute sehen nur noch die Fälle, bei denen wirklich etwas nicht stimmt.
Wie jedes Projekt beginnt auch dieses klein: Am Anfang steht etwas, das sofort Arbeit abnimmt. Was geliefert wird, was es kostet und wann es fertig ist, steht vorher schriftlich fest.
Lohnt sich das bei dir?
Such dir eine freie Uhrzeit aus, wir rufen dich 15 Minuten lang an – kostenlos und unverbindlich. Oder buch gleich 30 Minuten Videoberatung für 49,00 € inkl. MwSt., bei Auftrag innerhalb von drei Monaten angerechnet.
Häufige Fragen
Funktioniert das auch mit der E-Rechnung?
Ja, sogar besser als mit PDF: Eine E-Rechnung enthält die Daten maschinenlesbar, der Assistent muss nichts erkennen, sondern nur lesen und prüfen.
Arbeitet das mit unserem Steuerbüro zusammen?
Die geprüften Belege werden dort abgelegt, wo dein Steuerbüro sie heute schon abholt. Wir stimmen den Weg vorher mit euch und dem Steuerbüro ab.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, wie viel bei dir schon digital vorliegt. Der Einstieg ist fest: ein kurzes Telefonat kostet nichts, danach 30 Minuten Videoberatung für 49,00 € inkl. MwSt. Erteilst du innerhalb von drei Monaten einen Auftrag, rechnen wir die 49,00 € an. Was gebaut wird, was es kostet und wann es fertig ist, steht vor Projektbeginn schriftlich im Angebot.
Bleiben unsere Daten im Haus?
Wir planen jedes Projekt nach den Anforderungen der DSGVO. Wo es nötig ist, läuft die KI auf einem eigenen Rechner in deinem Betrieb, dann verlassen die Daten das Haus gar nicht. Wo ein Cloud-Dienst sinnvoll ist, sagen wir dir vorher, welcher es ist und wo er seine Server hat.
Weitere Leistungen
Angebote schreiben Papier abschaffen Microsoft besser nutzen Kunden im Griff haben Endlich Zahlen sehen