PROINNOVAKI-Telefonassistent: nimmt Anrufe an, wenn bei euch niemand rangehen kann
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe für deinen Betrieb an, wenn gerade niemand rangehen kann. Er beantwortet die häufigen Fragen aus einer Wissensdatei, die wir mit euch schreiben, und nimmt Rückrufwünsche auf, die danach bei euch als Mail oder in der Kundenverwaltung landen. Er sagt gleich zu Beginn, dass er eine KI ist, und wo er sich nicht sicher ist, notiert er einen Rückruf, statt zu raten – zurückgerufen wird von einem Menschen. Sinnvoll ist das dort, wo wirklich das Telefon das Nadelöhr ist, etwa im Handwerk, in Praxen, in der Hausverwaltung oder im Hotel. Unseren eigenen kannst du unter 02604 248 88 16 ausprobieren.
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Worum es geht
In vielen Betrieben klingelt das Telefon genau dann, wenn keiner rangehen kann: Der Meister steht auf dem Dach, in der Praxis ist das Wartezimmer voll, an der Rezeption checkt gerade jemand ein. Mancher Anrufer spricht nicht aufs Band, sondern versucht es beim Nächsten. Und wer abends die Liste der verpassten Anrufe abarbeitet, erreicht manche nicht mehr oder weiß nicht, worum es ging.
Neu ist, wie gut und wie günstig sich das inzwischen lösen lässt: Die Stimmen klingen deutlich natürlicher, und die KI lässt sich direkt an eine Telefonnummer anschließen, ohne teure Zusatzdienste dazwischen. So läuft unser eigener Telefonassistent. Damit lohnt sich ein Assistent, der auf eine Branche und einen einzelnen Betrieb zugeschnitten ist.
So gehen wir vor
- Prüfen, ob das Telefon das Nadelöhr ist. Wir sehen uns an, wann angerufen wird, wann niemand rangehen kann und welche Fragen sich wiederholen. Liegt die meiste Handarbeit eigentlich im Postfach oder in der Kalkulation, sagen wir dir das und fangen dort an.
- Die Wissensdatei schreiben. Öffnungszeiten, Leistungen, Einzugsgebiet, die Preise, die er nennen darf, und was er nicht beantworten soll: Das schreiben wir mit euch in eine Wissensdatei, das Nachschlagewerk des Assistenten. Sie ist normaler Text; ändert sich etwas, wird sie angepasst wie eine Preisliste.
- Den Gesprächsablauf festlegen. Wie er sich meldet, wie er von euch spricht und was er für einen Rückruf wissen muss – im Handwerk etwa Adresse und Art des Schadens. Unser eigener nennt Thomas Schulten zum Beispiel mit vollem Namen, weil Anrufer ihn oft noch nicht kennen. Zusagen macht er keine: Über Termine, Preise im Einzelfall und Ausnahmen entscheidet ein Mensch beim Rückruf.
- Ans Telefon anschließen. Der Assistent bekommt eine eigene Rufnummer. Je nach Telefonanlage lässt sich einrichten, dass eure Anrufe zu ihm umgeleitet werden, etwa wenn besetzt ist oder das Büro geschlossen hat. Nach jedem Anruf kommt eine Mail mit einer kurzen Zusammenfassung zu euch, ein Rückrufwunsch auf Wunsch zusätzlich in eure Kundenverwaltung.
- Mitlesen und ausbauen. In den ersten Wochen lest ihr mit uns die Gesprächsmitschriften: Wo hat er sich verhört, was fehlte in der Wissensdatei? Das kommt in die nächste Fassung. Als Ausbaustufe kann er auch selbst anrufen, etwa am Tag vor einem Termin zur Erinnerung – ob ein Termin abgesagt oder verschoben wird, entscheidet dann ein Mensch.
Was du am Ende hast
Weniger Anrufe laufen ins Leere, und aus einem verpassten Anruf wird ein notierter Rückrufwunsch mit Anliegen und Nummer. Die Fragen, die jeden Tag wiederkommen, beantwortet der Assistent, ohne dass jemand seine Arbeit unterbrechen muss. Die Gespräche, bei denen es auf Erfahrung ankommt, führt weiter ein Mensch – nur dass er beim Rückruf schon weiß, worum es geht.
Wie jedes Projekt beginnt auch dieses klein: Am Anfang steht etwas, das sofort Arbeit abnimmt. Was geliefert wird, was es kostet und wann es fertig ist, steht vorher schriftlich fest.
Und wo landen die Rückrufwünsche, damit keiner liegen bleibt? Kundenverwaltung (CRM) →
Lohnt sich das bei dir?
Such dir eine freie Uhrzeit aus, wir rufen dich 15 Minuten lang an – kostenlos und unverbindlich. Oder buch gleich 30 Minuten Videoberatung für 49,00 € inkl. MwSt., bei Auftrag innerhalb von drei Monaten angerechnet.
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Was kostet das? · Vor Ort in Koblenz, im Westerwald und Rhein-Lahn
Häufige Fragen
Merkt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Ja, und das soll er auch. Der Assistent sagt es gleich im ersten Satz, unser eigener zum Beispiel: „Hallo, hier ist Tommy von KI-Beratung 24 – und ja, du sprichst mit einem KI-Telefonassistenten.“ Die EU-KI-Verordnung sieht seit August 2026 Transparenzpflichten vor (Artikel 50), etwa dass Menschen erkennen können, wenn sie mit einer KI sprechen. Wer lieber mit einem Menschen redet, hinterlässt einen Rückrufwunsch.
Was passiert, wenn er etwas nicht weiß?
Dann rät er nicht, sondern nimmt einen Rückrufwunsch auf. Er ist so eingestellt, dass er nur beantwortet, was in seiner Wissensdatei steht; alles andere gehört in den Rückruf durch einen Menschen. Verhören kann sich auch eine KI, deshalb lässt er sich eine genannte Rückrufnummer bestätigen und fasst den Wunsch am Ende noch einmal zusammen, bevor er ihn notiert.
Funktioniert das mit unserer Telefonanlage und unserer Nummer?
Das prüfen wir als Erstes. Der naheliegende Weg: Der Assistent bekommt eine eigene Rufnummer, und eure Anlage leitet Anrufe dorthin weiter, zum Beispiel wenn besetzt ist, wenn nach einer Weile niemand abnimmt oder außerhalb der Öffnungszeiten. Eure Kunden wählen dann weiter die Nummer, die sie kennen. Ob und wie das geht, hängt von eurer Anlage und eurem Telefonanbieter ab. Unser eigener hängt über sipgate, einen Telefonanbieter aus Düsseldorf, an unserem eigenen Server.
Kann ich ihn vorher ausprobieren?
Ja. Unseren eigenen erreichst du unter 02604 248 88 16. Er beantwortet Fragen zu Proinnova·KI und nimmt Rückrufwünsche für Thomas Schulten auf; zurückgerufen wirst du von einem Menschen. Am Ende verabschiedet er sich und legt selbst auf. Er führt ein Gespräch zur Zeit, höchstens fünf Minuten lang, und hat eine Höchstmenge am Tag, damit die Kosten überschaubar bleiben – ist besetzt, versuch es etwas später. Solche Grenzen legen wir für deinen Assistenten gemeinsam fest.
Für welche Branchen eignet sich ein KI-Telefonassistent?
Für Betriebe, bei denen viele ähnliche Anrufe kommen, während alle mit etwas anderem beschäftigt sind. So kann das aussehen: Im Handwerk nimmt er Adresse und Art des Schadens auf, während der Meister auf der Baustelle ist. In der Hausverwaltung und beim Makler unterscheidet er Schadensmeldung, Besichtigungswunsch und Frage zum Exposé. Im Hotel und im Restaurant beantwortet er Fragen zu Anreise, Öffnungszeiten und Parken und nimmt Reservierungswünsche auf, die das Haus bestätigt. In der Werkstatt notiert er Terminwünsche und Rückfragen zum Auftrag. In Arzt- und Therapiepraxen geht es am Telefon schnell um Gesundheit; solche Daten sind besonders geschützt, und das planen wir dort von Anfang an mit ein.
Wo wird das Gespräch verarbeitet?
Damit der Assistent versteht und antwortet, geht der Ton des Gesprächs in Echtzeit an ein Sprachmodell. Bei unserem eigenen ist das ein Sprachmodell von OpenAI, verarbeitet in den USA; dort entsteht auch die kurze Zusammenfassung nach dem Gespräch. Den Ton zeichnen wir nicht auf, die Mitschrift in Textform liegt sieben Tage auf unserem Server in Deutschland und wird dann gelöscht. Die Zusammenfassung per Mail und einen Rückrufwunsch bewahren wir länger auf. Alles Weitere, auch die Fristen, steht in unserer Datenschutzerklärung unter „Telefonassistent“. Für deinen Betrieb sagen wir dir vorher, welcher Anbieter infrage kommt und wo er die Sprache verarbeitet; die rechtliche Bewertung bleibt bei dir und deinem Datenschutzbeauftragten.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, wie viel bei dir schon digital vorliegt. Der Einstieg ist fest: ein kurzes Telefonat kostet nichts, danach 30 Minuten Videoberatung für 49,00 € inkl. MwSt. Erteilst du innerhalb von drei Monaten einen Auftrag, rechnen wir die 49,00 € an. Was gebaut wird, was es kostet und wann es fertig ist, steht vor Projektbeginn schriftlich im Angebot.
Weitere Leistungen
Angebote schreiben Rechnungen prüfen Papier abschaffen Microsoft 365 Kundenverwaltung Auswertungen Programme ohne Schnittstelle Persönlicher KI-Assistent KI-Marketing Sichtbar in KI-Suchen Unternehmens-KI Externer KI-Beauftragter Externer KI-Manager